Comment sécuriser vos documents au travail ?

Dans le monde de l’entreprise moderne,l’ordinateur professionnel d’un employé est devenu presque un ordinateur personnel. A force de l’utiliser presque 7j sur 7, y laisser des informations et fichiers personnels est devenu chose courante. Mais il ne faut pas oublier qu’il reste un équipement appartenant à l’entreprise, et qu’il reste à la portée de tous, et notamment des employeurs. La protection des documents professionnels et personnels est donc impérative afin d’éviter la fuite de vos données confidentielles. Que faire alors ? Découvrons dans cet article quelques astuces pour sécuriser vos documents au travail.

C’est quoi, la confidentialité des documents au travail ?

On dit qu’un document de travail est confidentiel lorsqu’il contient une information personnelle susceptible de compromettre l’avenir et la pérennité de l’entreprise, ou de favoriser une usurpation d’identité. Pour une entreprise, la liste des documents confidentiels est longue, et pour un particulier, cela peut être  un numéro de compte, un e-mail professionnel, ou encore une adresse.

Dans une entreprise, la confidentialité des documents signifie qu’ils ne doivent pas être divulgués, et que seules quelques personnes y ont accès. Et afin d’optimiser la sécurisation de vos documents au travail, il importe de bien déterminer les différents types de documents jugés confidentiels. Il vous faut ensuite connaître les différents types d’utilisation et d’exploitation de ces documents, et identifier les risques encourus en cas de fuite d’informations.

Les documents jugés confidentiels dans un cadre professionnel

Dans tout cadre professionnel, il existe des documents jugés confidentiels que chaque employeur et employé doit connaître. On peut citer, entre autres :

  • Les documents de budget de fonctionnement, de stratégie de développement
  • Les documents de Recherche et Développement : brevets, renseignements sur la formulation et les évaluations des nouveaux produitsLes documents des Ressources Humaines : contrats de travail, dossiers personnels des salariés
  • Les documents comptables : bilans comptables, avoirs, factures

 L’exploitation de ces documents, auxquels s’ajoutent les documents personnels que chaque employé enregistre dans son ordinateur de bureau, requiert beaucoup d’attention.

Les risques du partage de fichiers à distance

Avec l’arrivée de la technologie au sein de l’entreprise, amplifiée par la pandémie de Covid-19, la dématérialisation des données est devenue incontournable. Le télétravail a pris un grand essor et presque tous les documents du travail sont envoyés par e-mail. Or, ce système présente beaucoup de risques :

  • La fuite des données importantes et confidentielles : au cours de l’envoi, votre mail peut être intercepté par des personnes malveillantes
  • Votre fichier peut être infecté par des virus ou des programmes malveillants s’activant lorsque vos destinataires ou collaborateurs l’ouvrent, et entraînant sa destruction ou son blocage.
  • L‘usurpation ou le vol d’identité effectué par les pirates informatiques qui essaient de récupérer vos données personnelles (adresse IP, nom, mail professionnel, …) pour accéder à vos comptes.

Il importe d’opter pour des options de sécurisation de vos documents qu’ils soient à envoyer ou à sauvegarder uniquement sur votre ordinateur professionnel.

Astuces pour sécuriser vos documents au travail

Il existe des outils et astuces pour prévenir la perte ou le vol et sécuriser vos documents personnels et professionnels confidentiels.Définissez un système de mise en place de vos documents

L’une des meilleures façons de bien sécuriser tous vos documents (photos, vidéos, documents) est de définir un système qui vous permet à la fois de les stocker et de les partager si nécessaire. L’endroit unique et sécurisé pour cela est l’utilisation de Google Drive.Selon vos besoins, vos documents stockés dans ce système peuvent être modifiés, être accessibles à d’autres personnes autorisées, et être partagés avec d’autres collaborateurs en interne ou en externe.

Choisir Google Drive

Quand vous avez décidé d’opter pour Google Drive, vous pouvez éditer, modifier ou simplement sauvegarder tous vos documents avec ou sans connexion internet. En choisissant Google Drive, vous pouvez accéder à vos documents via votre compte Gmail, ou via une application à télécharger ou à installer sur votre smartphone ou tablette. Ce sont des documents protégés et chiffrés qui ne peuvent être déchiffrés que par les destinataires autorisés. Vous êtes ainsi protégés des pirates informatiques que même si vous les envoyez sur le web, ils restent indéchiffrables.

Convertissez vos fichiers au format PDF

En plus de stocker vos documents sur Google Drive, il est préférable de mettre tous vos fichiers au format PDF (Portable Document Format). C’est le format idéal pour garder intact vos documents les plus importants. Il conserve exactement la mise en page et tout ce qui caractérise vos documents (image, police de caractères, etc.). Si vous n’avez pas encore converti vos documents, vous n’avez qu’à utiliser un convertisseur comme Adobe Acrobat.

C’est un outil que vous pouvez télécharger si vous utilisez un ancien système d’exploitation, mais les derniers ordinateurs disposent déjà automatiquement de ce logiciel. Ainsi, vous n’avez qu’à importer votre fichier avec ce convertisseur qui s’occupera de la conversion de vos documents en PDF. Une fois convertis, vos documents peuvent être imprimés ou simplement stockés dans vo dossiers Google Drive en gardant tous leurs caractères originaux.

Sécurisez vos fichiers avec un mot de passe

Pour optimiser la sécurisation de vos documents PDF en empêchant tout accès indésirable, vous pouvez leur ajouter un mot de passe. Mais pour cela, il vaut mieux choisir un mot de passe ouvert avec pixellisation. Grâce à ce type de mot de passe, votre document PDF est chiffré et sécurisé en empêchant toute modification faite par d’autre personne que vous. Et pour ajouter ce mot de passe à votre PDF, suivez les étapes indiquées après avoir importé votre document.

Gestion des accès

Comme il s’agit de vos documents au travail, il se peut que certains de vos collaborateurs aient besoin d’y avoir accès. Il convient donc de bien définir les autorisations d’accès de vos document. Il est aussi indiqué de définir ce qui peut modifier un document et qui ne peut le voir qu’en lecture seule. C’est valable même pour des outils en ligne comme Google Agenda. Certains dossiers ne doivent pouvoir être consultés que par un groupe restreint, veillez donc à vous assurer que leur accès est limité aux personnes autorisées. La protection des fichiers par un mot de passe est la meilleure option, notamment pour les dossiers les plus confidentiels, car elle évite toute consultation par inadvertance.

Vérification régulière de vos fichiers

Malgré toutes ces précautions et astuces, il y a toujours un risque que vous manquiez de sécuriser certains dossiers. Nous vous conseillons ainsi de toujours vérifier régulièrement tous vos fichiers. Cela peut également concerner les paramètres de votre drive, comme l’activation du partage public, surtout si vous changez souvent de collaborateurs. Enfin, supprimez vos fichiers inutiles.

Evitez les pièces jointes par e-mail

De nombreuses entreprises effectuent encore leurs échanges de documents par e-mail. Or, c’est une méthode qui n’est pas bien sécurisée, et il y existe déjà de nombreux outils pouvant la remplacer. Le risque d’envoi de fichier confidentiel à un mauvais destinataire, une erreur irréversible, n’est pas minime etil faut éviter autant que possible l’envoi des pièces jointes par e-mail.

Utilisez la mention « perso » ou « privée »

Dans une entreprise, le respect de la vie privée des employés est régi par la loi notamment lorsqu’il y a la mention « perso » ou « privée ». Un dossier ou un mail apparaissant avec l’une de ces 2 mentions ne peut être ouvert que par le salarié en personne. Même son employeur n’a pas le droit de l’ouvrir sauf en cas d’urgence et si nécessaire, et ce même si le salarié utilise l’ordinateur de l’entreprise.

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